Agilität und remote arbeiten, geht das?

Mit dem 20. März endet die offizielle Homeoffice-Pflicht, die im Zuge der Corona-Maßnahmen beschlossen wurde und nach wie vor dominieren Schlagzeilen über remote Arbeiten die Medien. Die Pläne des Bundesarbeitsministers sehen sogar vor, dass Arbeitgeber – unabhängig von der Pandemie – ihren Beschäftigten künftig das Arbeiten von zu Hause aus ermöglichen müssen. Remote arbeiten wird uns also noch eine ganze Weile sowohl politisch als auch wirtschaftlich begleiten. Doch was bedeutet remote eigentlich in Bezug auf Agilität?

· 7 Min Lesezeit

Shutterstock.com | insta_photos

Das Homeoffice bietet viele Vorteile, zum Beispiel eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Zeit- und Geldersparnis durch den Wegfall des Arbeitsweges und flexibleres Arbeiten. Dennoch entsteht vielerorts das Gefühl, dass die Mitarbeitenden nicht produktiv sind und die vorgeschriebenen, meist 8 Stunden Arbeitszeit, einhalten. Zugegeben: kontrollieren können Sie das nur schwer und manch einer mag das Homeoffice auch dazu nutzen, sich mit allem anderen als Arbeiten zu beschäftigen. Ein weiterer Aspekt, der noch hinzukommt, ist, dass sich das Team aufgrund der gegebenen Distanz nicht weiterentwickelt und es zu einem Stillstand kommt. Insbesondere beim remote arbeiten sind Vertrauen und Motivation daher unabdingbar – das gilt auch, wenn die Teams agil aufgestellt sind.

Was war gleich nochmal Agilität?

Per Definition des Gabler Wirtschaftslexikons ist Agilität die Gewandtheit, Wendigkeit oder Beweglichkeit von Organisationen und Personen bzw. in Strukturen und Prozessen. Doch sie ist noch mehr als das, sie ist in erste Linie eine Haltungsfrage. Die Einstellung, dass Teams die Verantwortung für ihre Ergebnisse, Prozesse und ihr Miteinander selbst übernehmen. Zusammengefasst bedeutet Agilität, dass eine Organisation und die Mitarbeitenden schnell auf die Bedürfnisse des Kunden am Markt reagieren können, auch wenn sich diese verändern. Gelingt das im Homeoffice ebenso?

Neue Herausforderungen im Homeoffice

Einer der Grundsätze im agilen Manifest lautet: „Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge.“ Das bedeutet, dass nach Möglichkeit von Angesicht zu Angesicht im realen Leben miteinander kommuniziert werden soll – im Homeoffice unmöglich. Selbst die modernen, virtuellen Kommunikationstools ersetzen kein echtes Gespräch, in welchem ich das Gegenüber vollkommen wahrnehme. Nicht selten leidet das Teamgefühl darunter, zumal auch informelle Gespräche an der Kaffeemaschine oder ein kurzer Austausch zu aktuellen Themen im Office wegfallen. Zudem verliert die Transparenz an Wirkung, wenn beispielsweise die Checkliste, die man mal eben neben das Taskboard hängen konnte, wegfällt. Oder weitere Informationen, die das Team braucht, um sich zu organisieren und Ziele zu erreichen, nicht präsent im Büro zu sehen sind. Meiner Meinung nach sind klassische Tools für die Verwaltung von Aufgaben, wie z. B. Jira, welches sich auf die Darstellung von Aufgaben und deren Auswertungen beschränkt, und daily Stand-ups zu wenig, damit sich das Team organisieren kann. Abhilfe schaffen Whiteboardtools wie Miro oder Conceptboard, hier können weitere wichtige Informationen transparent gemacht und völlig nach Belieben dargestellt werden.

Das Umfeld ist eine wichtige Grundlage

Ein weiteres agiles Prinzip lautet: „Errichte Projekte rund um motivierte Individuen. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen.“ In diesem Bereich können Sie bei den Mitarbeitenden im Homeoffice bereits bei der technischen Ausstattung ansetzen – viele Tools sind schön und gut, diese aber zeitgleich auf einem kleinen Notebook anzuschauen, ist wenig zielführend. Ein gutes Umfeld können Sie beispielsweise durch das Bereitstellen mehrerer Monitore, höhenverstellbarer Schreibtische, guten Kameras, Mikrofonen usw. schaffen. Eine gute Ausrüstung zahlt auf die Motivation der Mitarbeitenden ein, ebenso wie andere Unterstützung, die Sie bieten können, um die Arbeit zuhause so angenehm wie möglich zu gestalten. Hier sind der Kreativität fast keine Grenzen gesetzt.

Das Team bewusster erlebbar machen

Agilität ist vor allem eine Teamleistung, Erfolge werden gemeinsam gefeiert und Rückschläge zusammen analysiert. Das bedeutet, dass sich das Team gut kennen muss – diese Möglichkeit muss auch im Homeoffice gegeben sein. Sei es durch einen virtuellen Kaffeeraum, in dem sich die Mitarbeitenden treffen können, um auch über Privates zu sprechen oder eine After-Work-Hour in der gemeinsam gesprochen wird. Wenn diese Zeit nicht eingeräumt wird, dann bleibt nur die „Arbeit“ übrig, da jedes Gespräch ein Termin im Kalender ist. Je besser sich das Team kennt und miteinander agiert, desto weniger Konflikte entstehen. Sollten diese dennoch aufkommen, so wird es leichter sein, konstruktive Lösungen zu finden, wenn man weiß, was dem Gegenüber wichtig ist und warum genau an dieser Stelle ein Konflikt entstanden ist.

Vertrauen als psychologische Stütze

Im Homeoffice sind die Möglichkeiten für Ablenkungen immens: Die Wäsche, die sich stapelt, der Nachbar, der klingelt, die Kinder, die Hilfe bei den Hausaufgaben brauchen oder der Hunde, der spielen möchte. Nicht immer sind die Mitarbeitenden im Homeoffice produktiv und möglicherweise erledigen sie zwischendurch auch arbeitsfremde Tätigkeiten. Aber erinnern Sie sich einmal daran, wie es in Präsenz war. Da kam der Kollege zum Plausch vorbei, man traf sich an der Kaffeemaschine, zeigte sich Bilder vom letzten Urlaub usw. Niemand saß hier voll konzentriert 8 Stunden hinter dem Bildschirm. Die zwischenmenschlichen Gespräche waren und sind jedoch enorm wichtig, um die Bindung im Team zu fördern. Meist entstehen aus den Situationen heraus auch kreative Ideen oder Verbesserungsvorschläge, Meinungen werden besprochen und man erfährt Motivation und Unterstützung durch die Kollegen. Im Homeoffice heißt es, sich jeden Tag selbst zu motivieren, in einem stupiden Umfeld und ggf., ohne reale soziale Interaktion zu arbeiten – dafür braucht es das Vertrauen der Führungskraft. In der ohnehin schon herausfordernden Situation baut eine kontrollierende Führungskraft massiven Druck auf, der meist zu Gegendruck führt und im schlimmsten Fall sogar dazu beiträgt, dass der Mitarbeitende sich anderweitig umsieht. Vertrauen hingegen wirkt in einem Umfeld, das für viele ohnehin schon eine psychologische Herausforderung ist, unterstützend und motivierend. An dieser Stelle weise ich immer gerne darauf hin, dass Ergebnisse zählen sollten und nicht, wie viele Stunden am Tag gearbeitet wurde. Hierzu gibt es ebenfalls ein agiles Prinzip: „Funktionierende Software ist das wichtigste Fortschrittsmaß.“ Dies lässt sich auf alle Bereiche, auch außerhalb der Softwareentwicklung, übertragen. Sprich Ziele und Arbeitsergebnisse sind das wichtigste Fortschrittsmaß und nicht möglichst viele Arbeitsstunden.

Coaching für die Mitarbeitenden

Wir werden vermutlich noch eine ganze Zeit brauchen, um die Herausforderungen beim remote Arbeiten zu meistern. Ein Coaching kann den Mitarbeitenden helfen, mit der neuen Situation umzugehen, sich eine gute Struktur aufzubauen und auch im Homeoffice mit voller Kraft zu arbeiten. Daraus ergibt sich eine Win-Win-Situation, denn geht es den Mitarbeitenden gut und sind sie motiviert, dann erhöht sich automatisch die Leistungsbereitschaft und Qualität der Arbeit.

Fazit

Im Kern geht es darum, auch im Homeoffice die Kommunikation und Innovationskraft aufrechtzuerhalten. Das gelingt durch regelmäßige Gespräche, eine gute technische Ausstattung, ein geeignetes Umfeld und Vertrauen. Denn: Ohne Kommunikation keine Organisation und ohne Organisation auch keine Agilität.

Wie gestalten Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden im Homeoffice? Es gibt viele neue Wege, die Sie denken und gehen können, damit remote Arbeiten in Zukunft für alle Vorteile mit sich bringt. Gerne begleite ich Sie auf diesem neuen Kurs und helfe Ihnen, die Segel richtig zu setzten. Lassen Sie uns dazu gerne telefonieren oder vernetzten Sie sich auf LinkedIn mit mir.