Teamübergreifende Zusammenarbeit – kann das funktionieren?
Stellen Sie sich Ihr Unternehmen einmal als Uhrwerk vor: Jedes Team ist ein Zahnrad. Manche haben keine Berührungspunkte, andere wiederum müssen ineinandergreifen, um die Uhr am Laufen zu halten. Hakt es jetzt bei einem Zahnrad bzw. Team kommt es zu Wartezeiten, Projekte verzögern sich und am Ende steht nicht selten ein unzufriedener Kunde. Ein „stimmt euch ab“ im Vorfeld reicht längst nicht mehr aus, um die Abhängigkeiten zwischen den Teams zu managen.
Fakt ist, dass teamübergreifende Zusammenarbeit essenziell ist, denn kein Team schafft allein einen End-to-End-Kundenwert. Verabschieden Sie sich am besten schnell von der Illusion, dass sich Abhängigkeiten komplett eliminieren lassen. Machen Sie sich vielmehr bewusst, dass diese vorhanden sein dürfen, aber gemanagt werden müssen – und dafür gibt es einige Optionen, die ich Ihnen nachfolgend aufzeige.
Klarheit schaffen für Prioritäten
Jedes Team arbeitet für ein bestimmtes Projekt bzw. eine bestimmte Initiative. Möchte oder braucht Team A jetzt die Zuarbeit von Team B, muss bei Team B zunächst Zeit dafür eingeplant werden. Das führt mitunter zu längeren Wartezeiten. Dem kann entgegengewirkt werden, indem die Top 5 Projekte oder Initiativen innerhalb der gesamten Organisation definiert werden, sodass die Prioritäten für jeden klar sind. Arbeitet Team A an einem Projekt mit der Priorität 4 und Team B braucht jetzt die Zuarbeit von Team A für ein Projekt mit der Priorität 2, so ist klar, dass die Zuarbeit den Vorrang hat.
Transparenz – die Basis für gelingende Zusammenarbeit
Teams, die häufig zusammenarbeiten, sollten sich ein Board erstellen, mit welchem sie die Arbeit koordinieren. Bevor es jedoch daran geht, das Board aufzubauen, müssen die richtigen Gespräche mit den richtigen Personen, zum richtigen Zeitpunkt stattfinden, damit Abhängigkeiten und Wartezeiten geringgehalten werden. Die richtigen Personen sind die, die notwendig sind, um im Prozess einen Schritt weiterzukommen, unabhängig von Position und Titel. Auf diesem Board sollten sich dann die Features der jeweiligen Projekte wiederfinden – hier kann auch schon die Priorität berücksichtig werden. Zudem ist dort vermerkt, welche Projekte noch nicht begonnen wurden, welche sich in Arbeit befinden und welche bereits ausgeliefert wurden. Der End-to-End-Prozess wird so anschaulich auf dem Board dargestellt. Das Board liefert die notwendige Transparenz, um zu entscheiden, welches Feature als nächstes begonnen werden kann und wie die Zeit dafür eingeplant wird. Man sieht genau, welches Team gerade woran arbeitet und an welchen Stellen ein Leerlauf entsteht.
Stop starting, start finishing
Im ersten Moment klingt Leerlauf oder Slack-Time erstmal kontraproduktiv und wahrscheinlich denken auch Sie, dass diese vermieden werden muss. Also wird bereits das nächste Projekt gestartet, damit alle Teams mit Arbeit beschäftigt sind. Durch diesen Gedankenfehler entstehen allerdings offene Enden, denn das nächste Feature kann vermutlich auch wieder nicht allein von einem Team entwickelt werden. An dieser Stelle ist es besser zu eruieren, ob das Team, bei dem gerade ein Leerlauf ist, andere Teams unterstütze kann. Die Zeit kann ebenfalls für Fortbildungen oder den Know-how-Transfer genutzt werden. Da manche Aufgaben nur von wenigen Spezialisten im Team übernommen werden können, macht es durchaus Sinn, dass auch andere Teammitglieder in diesem Fachbereich dazulernen. Es gilt den Leerlauf zu nutzen, um das Team zu stärken oder andere zu unterstützen, damit deren Arbeit fertig wird und die Gesamtdurchlaufzeit niedrig bleibt.
Eigentlich ist es nicht schwer, Teams wirkungsvoll zusammen arbeiten zu lassen. Dafür braucht es klare teamübergreifende Prioritäten, End-to-End-Transparenz, die richtigen Gespräche, zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Personen und die Mentalität „stop starting, start finishing“.
Gerne bringe ich meinen neutralen Blick von außen mit, um die teamübergreifende Zusammenarbeit in Ihrer Organisation zu optimieren. Lassen Sie uns dazu telefonieren oder vernetzen Sie sich auf LinkedIn mit mir.
