Neues Jahr neue Prozesse – ist die Umstellung die Lösung für mehr Erfolg?
Das neue Jahr ist immer eine gute Gelegenheit, Dinge zu verändern, anzupacken und neu zu denken. Ist es auch in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Organisation so, dass Prozesse lange dauern, allem die höchste Priorität zugeschrieben wird und sich Ihre Mitarbeitenden nicht fokussieren können? Prozesse auf allen Ebenen transparent machen, ist ein wunderbar effektiver Vorsatz für 2022 – wie das gelingt, lesen Sie im Folgenden.
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Vielleicht braucht es nicht gleich ganz neue Prozesse, aber eine Reflektion der bestehenden, die vor allem auf die Frage der Transparenz abzielt, ist in jedem Fall wichtig. Getreu des Kanban-Mottos: „Start where you are!“ wollen wir zunächst einen Blick auf den Status Quo werfen, der oftmals die Herausforderungen schon deutlich offenbart.
Ausgangslage – Verbesserungspotenziale und Reaktionsmöglichkeiten bleiben unentdeckt
Häufig treffe ich in Organisationen und Unternehmen auf Teams, die bereits transparent arbeiten. Dieser gute Ansatz sollte weiter ausgebaut werden und auch auf Teamboards und Taskboards übertragen werden. Diese Teamprozesse bilden leider oft nur einen minimalen Teil der Wertschöpfung ab. Es gibt nur wenig Transparenz zur übergeordneten Wertschöpfung, von der ein Team nur einen Teil ausmacht. Die zu kurzen Teamboards lassen nur eine isolierte Betrachtung zu, denn sie beginnen in der Regel erst mit der Tätigkeit des Entwicklungsteams und blenden die Arbeit davor und danach aus. In der Organisation ist somit unklar, an welchen Stellen im Prozess sich die Arbeit staut. Generell gilt es also, einmal der Frage auf den Grund zu gehen, wo bestimmte Themen die meiste Zeit im Prozess beanspruchen. Die Durchlaufzeit ist dabei unabhängig davon, ob gerade aktiv daran gearbeitet wird oder nicht, sie ergibt sich immer aus der Start- und Endzeit. Aufgrund der nicht komplett transparenten Vorgehensweise bleiben Engpässe oftmals unentdeckt, wodurch es auch keine Gespräche gibt, wie mit solchen umzugehen ist. Eine Übersicht, wie viel Arbeit sich gleichzeitig in der Organisation befindet, bleibt ebenfalls aus und führt schnell zu einer Überlastung, die sich nicht klar definieren lässt. Die Liste der Verbesserungspotenziale erstreckt sich fast ins unermesslich – auf einige möchte ich jetzt gerne näher eingehen.
Verbesserungen anstreben für mehr Effektivität
Anstatt mit der Haltung „bei uns läuft alles“ sollten Sie den Blick für Verbesserungspotenziale stets offenhalten. Fragen Sie sich, ob Sie agiles Arbeiten ausschließlich auf in der Arbeit der Teams einsetzen oder es auch für die Teamkoordination und auf Strategieebene nutzen möchten, schließlich resultiert die operative Arbeit immer aus einer Strategie heraus. Machen Sie sich bewusst, dass Agilität mit seinen Unterstützungsframeworks wie z. B. Scrum oder Kanban größer gedacht werden muss als nur im Team. Ihr Einsatz sollte teamübergreifend stattfinden und den gesamten Wertstrom abbilden. Meiner Erfahrung nach lohnt sich die Mühe Bestehendes transparent darzustellen und somit Verbesserungspotentiale aufzudecken. Mittelfristig erhöht das nicht nur die Auslieferungsgeschwindigkeit, sondern ermöglicht auch, dass alle Mitarbeitenden fokussiert arbeiten können. Belassen Sie es also nicht nur bei den guten Vorsätzen, sondern fangen Sie an und gehen Sie ersten Schritte in Richtung mehr Transparenz und Verbesserung Ihrer Agilität.
Dabei kann die Unterstützung von Extern sehr hilfreich sein. Gerne begleite ich Sie auf diesem Weg und zeige Ihnen die Verbesserungspotenziale in Ihrer Organisation. Vereinbaren Sie dazu einfach einen unverbindlichen Gesprächstermin mit mir.
