Alle lieben Tools – doch wie wählt man das passende?
Nach 15 treuen Jahren hat meine Spülmaschine endgültig den Geist aufgegeben. So stand ich neulich abends in meiner Küche, umgeben von den Überresten eines geselligen Abends mit Freunden. Töpfe, Pfannen, Teller und Besteck türmten sich vor mir auf – mal mehr, mal weniger stark verschmutzt.
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Als ich den Küchenschrank öffnete, offenbarte sich eine bunte Sammlung bestehend aus Schwämmen, Lappen, Bürsten, verschiedenen Reinigern und Spülmittel. Ich hielt inne und fragte mich: Welches dieser Werkzeuge würde mir am besten helfen, das Chaos zu beseitigen?
Diese Erfahrung rief mir in Gedanken, dass ich die Auswahl von Tools in Unternehmen oft ähnlich erlebe. Deshalb nutze ich jetzt diesen Blogbeitrag, um meine Erfahrungen und Perspektiven zum Thema „Umgang mit Tools“ zu teilen und einige wertvolle Tipps zu geben.
Die Vielfalt der Taskmanagement-Tools
Viele Unternehmen nutzen Taskmanagement-Tools wie Jira, Trello oder MS Azure. Ich erlebe häufig, dass gerade, wenn viele Mitarbeitende remote unterwegs sind, immer mehr Tools hinzukommen. Diese sind in vielen Bereichen sinnvoll und bieten zahlreiche Funktionen, die es ermöglichen, Aufgaben zu planen, zu verfolgen und abzuschließen.
Jira ermöglicht umfangreiche Möglichkeiten zur Anpassung und Integration mit anderen Anwendungen. Besonders in agilen Teams ist es sehr beliebt, da es die Verwaltung von Sprints und Backlogs erleichtert. Trello hingegen besticht durch seine Einfachheit und visuelle Darstellung. Mit seinen Boards, Listen und Karten bietet es eine intuitive Möglichkeit, Aufgaben zu organisieren. Es eignet sich hervorragend für kleinere Teams oder Projekte, bei denen eine einfache Übersicht ausreicht. MS Azure ist ein weiteres Tool, das vor allem in größeren Unternehmen zum Einsatz kommt. Es integriert nahtlos verschiedene Aspekte des Softwareentwicklungsprozesses und bietet umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen.
Bei all der Auswahl sehen die Teams teilweise den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr und verzetteln sich bei der Suche nach den passenden Tools.
Die Frage nach dem richtigen Tool
In unseren Workshops zur Teamkoordination widmen wir uns häufig der Erstellung von Valuestreams – also kanbanartigen Abläufen – oder arbeiten mit den Flight Level 3 Systemen. Bei diesen Systemen stehen die strategische Planung, der Fortschritt und die Wahrscheinlichkeiten im Vordergrund. Dabei benötigen wir oft andere Mechanismen und Darstellungen als das einfache Verschieben einer Karte von einer Spalte in die nächste, wie es bei einigen Tools üblich ist.
Bevor wir jedoch überhaupt mit dem Workshop beginnen, dreht sich die Diskussion oft schon um die Wahl des richtigen Tools. Aus meiner Perspektive wird diese Frage jedoch viel zu früh gestellt.
Mechanismen und Abläufe verstehen
Zunächst einmal geht es darum, die Mechanismen und Abläufe zu verstehen. Das Ziel sollte sein, einen gemeinsamen Nenner für den Wertfluss zu finden und herauszufinden, wie man damit bestmöglich arbeiten und sich koordinieren will. Dies muss erst einmal unabhängig vom Tool erarbeitet werden. Basierend auf dem Ergebnis dieser Überlegungen kann dann das passende Tool ausgewählt werden. Ein Tool soll das Team schließlich in der Arbeit unterstützen und nicht von vornherein durch seine Funktionalität ausbremsen.
Tipps für den Umgang mit Tools
Abschließend möchte ich Ihnen einige Tipps geben, wie Sie den Umgang mit Tools optimieren:
Die Toolfrage ist wichtig, sollte aber nach hinten gestellt werden. Die Auswahl des richtigen Tools sollte erst erfolgen, nachdem die grundlegenden Mechanismen und Abläufe verstanden wurden.
Nicht alle Fragen müssen sofort beantwortet werden. Es ist nicht notwendig, gleich alle Fragen im Vorfeld zu klären. Oft ergeben sich viele Antworten erst im Laufe des Prozesses.
Bewahren Sie Ihre Flexibilität. Seien Sie flexibel in der Nutzung von Tools. Manchmal ist es sinnvoll, verschiedene Tools auszuprobieren und dann das auszuwählen, das am besten passt.
Schulung und Einarbeitung nicht vergessen. Investieren Sie Zeit in Schulungen und Einarbeitungen in neue Tools. Nur wenn alle Teammitglieder das Tool richtig nutzen, entfaltet es seine volle Wirkung.
Holen Sie Feedback ein. Holen Sie regelmäßig Rückmeldungen von Ihrem Team ein. Sind alle zufrieden mit dem gewählten Tool? Gibt es Verbesserungsvorschläge?
Das passende Tool wählen
Der Umgang mit Tools ist teilweise eine Herausforderung für sich, aber auch eine Chance zur Optimierung der Arbeitsweise. Indem zunächst die grundlegenden Mechanismen verstanden werden, lässt sich darauf aufbauend dann das passende Tool auswählen, um sicherzustellen, dass diese Werkzeuge tatsächlich unterstützt, statt behindern.
Die Auswahl des richtigen Tools sollte daher immer gut überlegt sein – und eben erst dann erfolgen, wenn Sie genau wissen, was Sie brauchen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Arbeit effizienter wird und das Team besser zusammenarbeitet.
Wenn auch Sie noch nach den richtigen Tools suchen, dann melden Sie sich gerne bei mir und wir besprechen das in einem persönlichen Termin.
