Alle arbeiten gleichzeitig an allen Projekten – und nichts wird fertig
Haben Sie schon einmal einen Koch beim Arbeiten beobachtet? Er hat sein Ziel, das Gericht, fest vor Augen und bereitet zielorientiert Zutat für Zutat zu, um zum Ergebnis zu kommen. Am Ende bekommen die Gäste ein warmes Essen serviert und gehen glücklich nach Hause – so der Idealfall. Vergleichen wir eine Organisation mit einer Küche, wird schnell klar, dass es dort meist anders läuft.
Shutterstock.com | New Africa
Die Mitarbeitenden sind mit zahlreichen Gerichten bzw. Projekten gleichzeitig beschäftigt, „Zutaten“ liegen lange herum, bis sie endlich verarbeitet werden und ständig kommen neue Bestellungen herein, ohne dass die alten abgearbeitet sind. Alle im Team sind überlastet, ihre Kalender voll und die Kunden warten ungeduldig. Der Alltag in vielen Unternehmen ist davon geprägt, dass gefühlt alle an allen Projekten arbeiten, aber nichts fertig wird. Die Ursachen dafür sind vielfältig. Auf einige davon gehe ich im Folgenden näher ein und zeige Ihnen auch verschiedene Lösungsansätze dazu.
Zu viel Arbeit im System
Um bei der Analogie einer Küche zu bleiben, so gibt es in vielen Organisationen zu viel Arbeit im System. Es wird an zahlreichen Projekten und Initiativen gleichzeitig gearbeitet, aber vieles davon wird nicht fertig. Ein Grund hierfür ist, dass es keine Fokussierung gibt – es wird immer ein bisschen hier und dort gearbeitet und manchmal verliert man sich in Details und das Wesentliche geht verloren. Nehmen Sie sich auch hier wieder den Koch zum Vorbild. Dieser wird nicht Stunden damit verbringen, einen Schnittlauchhalm auf dem Teller zu positionieren, sondern legt den Fokus auf den Hauptakteur seines Gerichts. Ein weiterer Aspekt, warum scheinbar nichts voran geht, ist, dass Prioritäten nicht transparent gemacht werden. Oft wissen die Mitarbeitenden gar nicht, welches Projekt Vorrang hat und setzen ihre Zeit und Energie vielleicht an Stellen ein, die keine Dringlichkeit haben. Hinzu kommt, dass die Mitarbeitenden meist voll ausgelastet sind und somit nicht mehr produktiv arbeiten können.
Abhängigkeiten werden nicht gesteuert
In jedem Unternehmen und in jeder Organisation sind Abhängigkeiten normal, denn kein Team schafft alles allein. Zur Veranschaulichung werfen wir wieder einen Blick in die Küche: Hier arbeiten auch mehrere Menschen an einem Menü, doch ist beispielsweise die Soße nicht fertig, so müssen die anderen und vor allem die Gäste warten. Ebenso führen Abhängigkeiten in Unternehmen mitunter zu langen Wartezeiten. Projekte, die schon begonnen wurden, werden nicht abgeschlossen, weil wichtige Zuarbeiten fehlen. Die Folge: Es entstehen viele offene Enden und in Summe ist die Wartezeit enorm.
Lösungsansätze im Management
Grundsätzlich bestimmt das Management die Auslastung des Systems und wie viel Arbeit sich dort befindet. Ein kritischer Blick in die eigene Organisation und eine Aufstellung der laufenden Projekte bringen Klarheit über den aktuellen Status Quo. Danach gilt es, Transparenz zu schaffen – von der Initiative über die Idee bis hin zur Fertigstellung. Auf Basis dessen lässt sich viel einfacher priorisieren, welche Projekte Vorrang haben und welche warten müssen bzw. welche Initiative vielleicht auch gar nicht an den Start geht. Auf diesem Weg erhalten alle in den Teams Orientierung und können sich besser auf das Wesentliche fokussieren. Das Management ist ebenfalls gefragt, wenn es um die Auslastung geht. Zu viel bedeutet in der Regel Stau und dieser führt zum Stillstand. Eine Situation, die sich keine Organisation wünscht. Die Mitarbeitenden sollten also immer noch freie Kapazitäten haben, die für Kreativität und Lösungsfindung eingesetzt werden können. Es lohnt sich in diesem Zusammenhang ebenfalls, die Durchlaufzeiten zu messen, um deutlich zu machen, an welchen Stellen es hakt und wo Verbesserungspotenzial besteht.
Lösungsansätze im Team
Auf Teamebene gibt es genauso Lösungsansätze, die dazu beitragen, dass Projekte flüssiger und zielorientierter ablaufen. Bevor neue Aufgaben begonnen werden, sollte innerhalb des Teams gecheckt werden, wer alles dafür gebraucht wird und ob die eigenen Teammitglieder oder andere involvierte Mitarbeitende dafür Zeit und Kapazitäten haben. Ist dies nicht der Fall, ist es ratsam, dass sich das Management und die Teams dazu nochmals besprechen. Um die Transparenz innerhalb eines Projektes zu koordinieren, empfiehlt sich zum Beispiel ein Kanban Board, das nicht nur darstellt wer wie am Projekt beteiligt ist, sondern auch Wertströme sichtbar macht. Die Vertreter aus den betroffenen Teams können sich regelmäßig in Meetings absprechen und die Arbeit so organisieren und strukturieren, dass die Wartezeiten möglichst gering gehalten werden. Auch die Arbeit nach dem Grundsatz „Stop starting, start finishing“ hat sich meiner Erfahrung nach bewährt, wenn es darum geht, zu Ergebnissen zu kommen.
Seien Sie offen und mutig, neue Wege zu gehen, damit Ihre Projekte erfolgreich zum Abschluss kommen und Ihre Mitarbeitenden mit Freude daran arbeiten – gerne unterstütze ich Sie auf diesem Weg. Lassen Sie uns telefonieren oder uns über LinkedIn zum Thema austauschen.
